👥Správa Poptávek: Plná kontrola nad každým Leadem

Modul pro správu poptávek byl do Realpadu přidán proto, aby dal rezidenčním developerům a jejich obchodním týmům úplnou a nezávislou kontrolu nad každou zákaznickou poptávkou.

Tento nový modul šetří čas vašemu týmu a především zajišťuje lepší uživatelskou zkušenost tím, že každý lead je od prvního kliknutí správně sledován.

Proč jsme tuto změnu udělali

Před aktualizací uměl systém v záložce Obchodní data sledovat na zákazníka pouze jednu aktivní poptávku. Když zákazník zadal novou poptávku (třeba i na jiný projekt o měsíce později), nové údaje přepsaly původní data. Tím se ztrácely klíčové historické informace, jako je původní zdroj leadu, což znepřehledňovalo a znevěrohodňovalo marketingové reporty. 💡

Nové řešení

Správa Poptávek to nyní řeší tak, že každou poptávku zobrazuje nezávisle na zákazníkovi.

Což umožňuje:

• Samostatně napříč projekty sledovat stav, doporučení, kampaň a obchodníka u každé poptávky.

• Zachovat kompletní historii každé zákaznické poptávky.

• Získat čistá a přesná data pro marketingové reporty a hodnocení výkonu obchodu.

Jak najít Poptávky

V levém navigačním panelu klikněte na záložku „Poptávky.“

Zobrazí se tabulka se všemi poptávkami za poslední 3 měsíce (výchozí filtr).

💡 Poznámka: Filtr si můžete upravit a zobrazit poptávky podle projektu, obchodníka apod.

👉 Detail poptávky zobrazíte kliknutím na číslo poptávky (první sloupec).

👉 Zde si můžete jednoduše vyfiltrovat přehled o všech aktivních předrezervacích. Stačí, když si do filtru zvolíte Stav: Předrezervace a potvrdíte tlačítkem Filtr. Výsledek si poté můžete exportovat do excelu, skrze tlačítko Exportovat do Excelu (v pravém horním rohu tabulky).

Klíčové funkce

Poptávky nabízí centralizovaný přehled ve čtyřech hlavních sekcích: Informace, Preference, Poptávané jednotky a Aktivity.

1. Informace

Tato sekce zobrazuje všechny počáteční údaje poptávky získané z webového formuláře. Obsahuje klíčové oblasti:

• Karta Zákazníka - proklikem na jméno otevřete kartu zákazníka

• + Historie Obchodních případů / Poptávek - takto ihned vidíte, zdali se jedná o vracejícího zákazníka. Kliknutím na informaci Obchodní případy 5 (viz obrázek níže) si zobrazíte obchodní historii.

• Projekt - jakého projektu se daná poptávka týká

• Prodejce - prodejce, kterému byla poptávka automaticky přidělena a je zodpovědný za její zpracování

• Stav - zdali je poptávka Nezpracovaná, Aktivní, Předrezervace, Čeká, Vyhraná a nebo Prohraná. Pokud je poptávka prohraná = odmínutá, objeví se další pole Nečinnost.

• Nečinnost - důvod odmítnutí/ukončení poptávky v momentě, kdy se nastaví stav jako Prohraný

• Poznámka - zpráva, kterou zákazník napsal do kontaktního formuláře

• Datum vytvoření - kdy poptávky vznikla

• Kampaň a Zdroj - odkud poptávka přišla (Web, Facebook, Google, Kampaň Yx, Sreality…)

2. Preference

Funkce Preference umožní rychle vyhledat dostupné jednotky podle kritérií zákazníka.

Vyplňte preferovaný projekt, dispozici bytu, plochu, orientaci apod. a klikněte na „Použít.“

Následně, níže uvidíte seznam všech dostupných jednotek, které odpovídají preferencím zákazníka. 👇

Rychlá akce: Najetím kurzorem myši na preferovanou jednotku zobrazíte rychlé akce:

• Kliknutím na ikonu „zámku“ 🔒 přesunete jednotku do Předrezervace.

• Kliknutím na ikonu „srdce“ ❤️ přesunete jednotku do Oblíbených.

3. Poptávané jednotky

Sekce Poptané jednotky pomáhá řídit obchodní pipeline zákazníka sledováním preferovaných jednotek.

Oblíbené

Do Oblíbených můžete přidat libovolný počet jednotek, abyste sledovali všechny, o které má zákazník zájem.

Jednotky do oblíbených přidáte tlačítkem „+Oblíbené,” nebo kliknutím na ikonu „srdce“ v seznamu jednotek v sekci Preference.

Předrezervace

Přesunout oblíbenou jednotku do Předrezervace lze skrze rychlou akci - kliknutím na ikonu „zámku“ 🔒. Jednotka se z Oblíbených “zduplikuje” do Předrezervace, čímž se spustí odpočet rezervační lhůty. Jednotku lze přidat i přímo do této sekce pomocí tlačítka „+ Předrezervace.“

👉 Jakmile je jednotka umístěna do Předrezervace, ihned se spouští odpočet rezervační lhůty.

• Prodloužit: Kliknutím na „Prodloužit“ automaticky prodloužíte dobu rezervace o výchozí počet dní (např. 3 nebo 5 dní dle nastavení projektu).

• Upravit: Pomocí „Upravit“ můžete dobu předrezervace ručně prodloužit nebo změnit.

Dále ihned vidíte:

• Konec: Přesné datum vypršení rezervace.

• Pořadí ve frontě: Kolik dalších zájemců má o danou jednotku zájem.

💡 V momentě, kdy jednotku přesunete do předrezervace se stav poptávky automaticky změní na Předrezervováno. V případě, že je předrezervace zrušena, poptávka se vrátí zpět do stavu Aktivní.

Obchodní případy

Obchodní případ na jednotku vytvoříte kliknutím na ikonu „aktovky“ 💼 (opět skrze rychlou akci) přímo u jednotky v Předrezervacích, nebo skrze tlačítko „+Obchodní případ.“

👉 Kliknutí na ikonu aktovky se otevře detail obchodního případu, kde můžete pokračovat ve stejném postupu prodeje, na které jste zvyklí.

👉 V momentě, kdy na poptávce vytvoříte obchodní případ, stav poptávky se automaticky změní na Vyhraná. Pokud dojde ke zrušení obchodního případu, poptávka se změní zpět na Aktivní a je dále poptávku označit za Prohranou a zaznamenta Nečinnost = důvod ukončení, pokud poptávka dále nepokračuje.

4. Aktivity

Sekce Aktivity umožňuje vytvářet úkoly a plánovat akce související s touto poptávkou, například Zpracovat lead, Zavolat zákazníkovi, Setkat se se zákazníkem, Podepsat smlouvu apod.

Jak vytvořit úkol:

1. Přidejte poznámky s popisem úkolu.

2. Nastavte termín.

3. Přiřaďte projekt a odpovědného prodejce.

4. Klikněte na Uložit.

Úkol se poté zobrazí na časové ose aktivit se statusem: Ke zpracování, Dokončeno nebo Po termínu. Po dokončení úkolu jej nezapomeňte označit jako Dokončeno pomocí dostupných rychlých akcí.

💡 Tip: Pro udržení tempa použijte při vytváření úkolu tlačítko „Uložit a přidat další.“ Uloží se aktuální úkol a okamžitě se otevře nový formulář, takže můžete rychle připravit další krok.

Přiřazování a distribuce poptávek

Poptávky jsou prodejcům přiřazovány automatickou distribucí (kolečko) i možností ručního přiřazení. Cílem je, aby každý lead měl jasného vlastníka.

Automatická distribuce (kolečko)

Systém se primárně opírá o vlastníka kontaktu, podle kterého přiřazuje poptávku.

Scénář vzniku nové poptávky	Logika přiřazení
Nový zákazník	👉 Při vytvoření nového leadu se založí nový zákazník a vlastník kontaktu (prodejce) je automaticky přidělen, na základě toho, který prodejce obsluhující daný projekt je na řadě. Poptávka je přiřazena stejnému prodejci.
Existující zákazník poptává projekt vlastníka kontaktu	👉 Pokud existující zákazník poptává projekt, který jeho vlastník kontaktu (prodejce) obsluhuje, poptávka je přiřazena opět stejnému prodejci.
Existující zákazník nepoptává projekt vlastníka kontaktu	👉 Poptávky se přiřadí dle nastavení CRM: A) Výchozí nastavení: Pokud zákazník poptává projekt, který jeho současný vlastník kontaktu (prodejce) neobsluhuje, systém ignoruje automatickou distribuci kolečka a poptávku i přesto přiřadí vlastníkovi kontaktu. Vlastník kontaktu se následně sám rozhodne, kterému jinému prodejci poptávku přiřadí. B) Aktivovaná automatická distribuce: Pokud zákazník poptává projekt, který jeho současný vlastník kontaktu neobsluhuje, prodejce je automaticky přiřazen z týmu (kolečkem), který daný projekt obsluhuje. Pokud si nejste jisti, které z nastavení máte aktivované, nebo byste si přáli nastavení změnit, prosím kontaktujte náš support tým na [email protected]. Rádi pomůžeme.

Ruční přiřazení

Při ručním založení nové poptávky máte kontrolu nad přiřazením:

• Prodejce můžete zvolit ručně z rozbalovací nabídky.

• Nebo kliknout na modré tlačítko „Automaticky přiřadit,“ aby systém okamžitě přiřadil prodejce dle automatické logiky (kolečko).

Zpracování opakovaných poptávek

Poptávky řeší situace, kdy jeden zákazník (lead) odešle stejnou poptávku vícekrát v krátkém čase, často z netrpělivosti nebo při zkoušení různých zdrojů leadů.

Logika opakovaných poptávek

Aby se systém nezahlcoval duplicitami, Realpad spravuje opakované poptávky následovně:

Scénář	Akce systému	Cíl
Stejná poptávka do 7 dní	Pokud zákazník odešle zcela stejnou poptávku přes webový formulář v rámci 7-denního okna, systém rozpozná duplicitu a zachová původní datum vytvoření poptávky.	Tím zůstávají reporty čisté a odrážejí skutečné stáří leadu.
Opakovaná poptávka s novým zdrojem kampaně	Pokud tentýž zákazník poptá znovu (např. z reklamy na Instagramu), nové informace o kampani (Kampaň) se přidají k původnímu záznamu.	To zachytí marketingovou atribuci při zachování jednoho, čistého záznamu poptávky.

Správa a filtrování seznamů poptávek

Jak vytvořit novou poptávku

Pro ruční vytvoření nové poptávky je potřeba nejprve vytvořit nového zákazníka nebo najít už existujícího.

1. Přejděte na záložku Zákazníci v levém panelu a zákazníka najděte nebo založte.

2. Klikněte na modré tlačítko „Přidat poptávku.“

3. Ve formuláři nové poptávky vyplňte: zdroj, projekty, poznámku, prodejce a datum poptávky.

4. Klikněte na „Uložit.“

👉 Otevře se nová stránka Poptávky. Odtud byste měli ihned:

• Nastavit detaily Preferencí jednotek (např. plocha, dispozice) viz Preference.

• Přesunout vybrané jednotky do Oblíbených nebo Předrezervací viz Stavy.

• Vytvořit první následný úkol viz Aktivity.

Moje poptávky

Pro přístup a správu všech poptávek, které jsou vám aktuálně přiřazeny, klikněte na šipku vedle záložky Poptávky v navigačním panelu a poté na „Moje poptávky“.

V sekci Moje poptávky získáte rychlý přehled o klíčových aktivitách u svých leadů: další kroky, poznámky, předrezervace, obchody apod.

Filtrování „Mých poptávek“

Můžete využít vestavěné filtry ke zorganizování práce a náhledu do pipeline kolegů:

• Poptávky přiřazené komu: Umožní zobrazit všechny poptávky jiného prodejce.

• Stav: Umožní vyfiltrovat všechny poptávky určitého stavu, např. všechny Předrezervace

• Poptávky bez dalšího kroku 30+ dní: Zobrazí poptávky, které jsou neaktivní nebo bez plánované akce déle než 30 dní, abyste identifikovali leady vyžadující follow‑up.

Nepřiřazené poptávky

Pohled Nepřiřazené poptávky otevřete kliknutím na šipku vedle záložky Poptávky. Zde můžete zobrazit a spravovat všechny poptávky, které aktuálně nemají přiřazeného obchodníka.

Filtrování poptávek

Filtrování vám umožní analyzovat zdroj poptávek a snadno vyfiltrovat leady pro marketingové účely. Následně můžete exportovat všechna data do Excelu pro použití v externích systémech, například pro rozeslání newsletteru k projektu.

💡 Tip: Rychlé vyhledání poptávek je možné také přes vyhledávací pole pomocí jména zákazníka nebo čísla poptávky.

Přehled poptávek zákazníka

Pro zobrazení všech aktivních i neaktivních poptávek souvisejících s konkrétním zákazníkem postupujte takto:

1. Otevřete kartu zákazníka v záložce Zákazníci.

2. Přejděte na záložku Obchodní údaje.

👉 Na záložce Poptávky uvidíte přehled všech poptávek, které zákazník kdy vytvořil. Přehled obsahuje klíčové údaje jako zdroj, projekt, prodejce a datum přidání.

Pro zobrazení detailu konkrétní poptávky stačí kliknout na číslo poptávky v seznamu.