GDPR & Marketingový souhlas

Každý zákazník, jehož osobní údaje jsou uchovávany v systému, musí udělit souhlas o zpracování osobních údajů (GDPR). Pokud zákazník posílá poptávku skrze web, pak souhlas uděluje skrze webový formulář a souhlas se automaticky vytvoří. Pokud ale zakládáme zákazníka ručně, je třeba souhlas vyžádat a následně do zadat do systému.

Kde nastavit souhlasy v Realpadu?

V kartě každého zákazníka najdete záložku GDPR souhlasy.

Zde můžete přidat GDPR ale i Marketingový souhlas, který se bude hodit pro příští projekty, nové nabídky, či newslettery.

Klikněte na Přidat nový záznam.

Ve formuláři vyberte typ způsobu - GDPR / Makertingový souhlas (Newsletter) a vyplňte všechny ostatní údaje. Nezapomeňte také na způsob získání a uložte.

Souhlasy poté uvidíte přehledně s datem ukončení platnosti a způsobem získání.

Proč je důležité mít u každého zákazníka uložený GDPR souhlas a Marketingový souhlas

V praxi se často stává, že se souhlasy řeší „někde bokem“ (v e-mailu, v papírech, v hlavě). To je ale riziko. Uložené souhlasy přímo v systému u konkrétního zákazníka dávají firmě jistotu, že komunikuje a pracuje s daty správně, a zároveň šetří čas při každodenní práci i při kontrole.

1) Prokazatelnost a kontrola nad rizikem

U GDPR platí princip odpovědnosti: nestačí soulad jen „mít“, ale umět ho také doložit. Když je u zákazníka v systému evidované:

• kdy byl souhlas udělen,

• jakým způsobem byl získán,

• na co přesně se vztahuje,

• a zda je stále platný,

tak je firma připravená reagovat na dotazy zákazníka, interní audit i případnou kontrolu. Bez evidence se dokazování mění v dohledávání a nejistotu.

2) Jasné oddělení GDPR souhlasu a marketingu

Je důležité chápat, že nejde o totéž:

• GDPR souhlas se typicky týká zpracování osobních údajů v konkrétním rozsahu a pro konkrétní účel.

• Marketingový souhlas (resp. souhlas se zasíláním obchodních sdělení) je samostatná oblast a zákazník ho může udělit, odmítnout nebo kdykoli odvolat nezávisle na jiných souhlasech.

Když jsou oba souhlasy v systému vedené odděleně, je jasné, co je povolené a co už ne. Tím se snižuje riziko, že zákazník dostane komunikaci, se kterou nesouhlasil.

3) Správná komunikace = lepší důvěra i doručitelnost

Nechtěné marketingové e-maily vedou k odhlášením, stížnostem a horší reputaci domény. Naopak komunikace jen se zákazníky, kteří souhlas dali, zvyšuje:

• důvěru zákazníků,

• kvalitu databáze,

• úspěšnost kampaní,

• a dlouhodobě i doručitelnost (méně označování jako spam).

4) Efektivnější práce týmu

Když jsou souhlasy uložené u zákazníka přímo v systému, každý v týmu vidí aktuální stav bez dohledávání:

• obchod ví, koho může oslovit,

• podpora ví, jak zacházet s údaji,

• marketing ví, koho může zahrnout do kampaní,

• management má přehled a může se opřít o data.

To zrychluje práci a snižuje počet chyb, které vznikají při předávání informací mimo systém.

5) Lepší správa změn a odvolání souhlasu

Souhlasy nejsou „navždy“. Zákazník může souhlas odvolat nebo změnit preferovaný kanál komunikace. Evidence v systému umožňuje:

• rychle aktualizovat stav,

• mít historii změn,

• a zajistit, že se změna promítne do dalších procesů (kampaně, automatizace, e-mailing).

Shrnutí

Uložený GDPR souhlas i Marketingový souhlas u každého zákazníka chrání firmu právně, zvyšuje důvěryhodnost, zlepšuje výsledky komunikace a hlavně dává týmu jasný a rychlý přehled. Je to jednoduchý krok, který výrazně snižuje rizika a přináší pořádek do práce se zákaznickými daty.

Nastavení Souhlasů

Nedaří se vám nastavit souhlas, protože nemáte žádný k dispozici? Pak je třeba souhlasy vytvořit v nastavení Administrace CRM / Typy souhlasů.